MGLUAYE'S PAGES

Meeting Minutes ေရးၾကမယ္...

Bookmark and Share

Dec 17, 2008

Meeting Minutes ဘာလို႕ ေရးရတာလဲ။

လူအမ်ားစုေ၀းၿပီး လုပ္ၾကတဲ႕ အစည္းအေ၀းမ်ားနဲ႕ အစည္းအေ၀းဆံုးျဖတ္ခ်က္မ်ားကို မွတ္တမ္းတင္ဖို႕ Meeting Minutes ေရးရတယ္။ လူေတြဟာ ေမ႕ေလ်ာ႕တတ္တဲ႕ သေဘာသဘာ၀ ႐ွိတာေၾကာင္႕ စာနဲ႕ ေပနဲ႕ ေရးသား မွတ္တမ္းတင္ထားျခင္း မ႐ွိရင္ ေနာက္မွာ မလိုလားအပ္တဲ႕ သေဘာထားကြဲလြဲမႈေတြ ႐ွိလာႏိုင္တာေၾကာင္႕ Meeting Minutes ေရးဖို႕ လိုအပ္တယ္။ အေၾကာင္းအမ်ိဳးမ်ိဳးေၾကာင္႕ Meeting မတက္ေရာက္ႏိုင္တဲ႕ သူမ်ား အတြက္လည္း Meeting မွာ ဘာေတြ ေဆြးေႏြးခဲ႕ၾကတယ္၊ ဘာေတြ ဆံုးျဖတ္ခဲ႕ၾကတယ္ဆိုတာ Meeting Minutes နဲ႕ အသိေပးႏိုင္ပါတယ္။


Meeting Minutes ကို ဘယ္သူေရးသလဲ။

အစည္းအေ၀းတိုင္းမွာ Meeting Minutes ေရးဖို႕ တစ္ဥၤီးဦးကို သတ္သတ္မွတ္မွတ္ တာ၀န္ ေပးေလ႕႐ွိတယ္။ အစည္းအေ၀းတိုင္းမွာ ဒီတစ္ေယာက္တည္းပဲ ျဖစ္ႏိုင္သလို လူအမ်ား အလွည္႕က် ေရးမွတ္ျခင္းမ်ိဳးလည္း ျဖစ္ႏိုင္တယ္။



Meeting Minutes ထဲ ဘာေတြပါသလဲ။


Meeting တစ္ခု မစခင္မွာ အစည္းအေ၀း အစီအစဥ္ ဆြဲရတယ္။ အဲဒီ အစီအစဥ္ထဲမွာ Meeting မွာ ဘာေတြ ထည္႕သြင္း ေဆြးေႏြးမယ္ဆိုတာ အေသးစိတ္ ထည္႕သြင္း ေရးဆြဲဖို႕ လိုတယ္။ Meeting Minutes တစ္ခုမွာ ပံုမွန္အားျဖင္႕ ဒီအခ်က္အလက္ေတြ ပါေလ႕ပါထ႐ွိတယ္။

• Meeting က်င္းပရာ အခ်ိန္၊ ေန႕ရက္နဲ႕ ေနရာ
• တက္ေရာက္ၾကသူမ်ား အမည္နဲ႕ တာ၀န္ စာရင္း
• တက္ေရာက္ရန္ ပ်က္ကြက္ၾကသူမ်ား
• အယင္ အစည္းအေ၀းက ရ႐ွိခဲ႕တဲ႕ သေဘာတူညီခ်က္မ်ား၊ ယခင္ Meeting Minutes မ်ားထဲကေန ထပ္မံ ေပၚထြက္လာတဲ႕ ေဆြးေႏြးရမဲ႕ အခ်က္မ်ား။
• အစီအစဥ္မွာ ပါတဲ႕ တစ္ခ်က္ခ်င္း အတြက္ အဓိက ေဆြးေႏြးခဲ႕တဲ႕ အခ်က္နဲ႕ ခ်မွတ္ခဲ႕တဲ႕ ဆံုးျဖတ္ခ်က္။
• ေနာက္တစ္ႀကိမ္ က်င္းပမဲ႕ အစည္းအေ၀း အခ်ိန္ ေန႕ရက္ နဲ႕ ေနရာ
• Meeting Minutes ျပဳစုသူရဲ႕ အမည္



သတိျပဳသင္႕တာေတြ


Meeting Minutes ကို Meeting မက်င္းပမီ သက္ဆိုင္ရာ ပုဂၢိဳလ္မ်ားဆီကို Email နဲ႕ ပို႕ပါ။ ဒါမွ သူတို႕ Meeting တက္ေရာက္ဖို႕ ျပင္ဆင္စရာ ႐ွိတာ ျပင္ဆင္လို႕ရမယ္။


ေနာက္ဆံုးက်မွ ေပၚေပါက္တတ္တဲ႕ အေရးေပၚကိစၥ ၀ိစၥမ်ား ေရးမွတ္ဖို႕ အစီအစဥ္ရဲ႕ ေနာက္ဆံုးမွာ AOB (Any Other Business) (အျခားအေၾကာင္းအရာမ်ား…) ဆိုတာ ထည္႕ထားပါ။


Meeting Minutes မွတ္တမ္းတင္မႈ တိုတိုနဲ႕ ဆိုလိုရင္းကို ထိမိပါေစ။ မလိုအပ္တာေတြ ႐ႈပ္ပြေနေအာင္ လိုက္မွတ္စရာ မလိုပါ။ ေျပာသမွ်၊ ေဆြးေႏြးၾကသမွ် ေရးမွတ္္ခ်င္တယ္ ဆိုရင္ေတာ႕ အသံသြင္းစရာ ကက္ဆက္ (ဒါမွမဟုတ္) Mp3 လို တစ္ခုခု ေဆာင္ထားဖို႕ လိုပါတယ္။


တက္ေရာက္သူမ်ားထဲက တစံုတေယာက္ကို ကိစၥတစ္ခုခု လုပ္ေဆာင္ခိုင္းတဲ႕ ကိစၥဆိုရင္ “ACTION” လို႕ ေရးမွတ္ပါ။ ဒီလို မွတ္သားျခင္း အားျဖင္႕ ေနာက္ မီတင္ေရာက္တဲ႕ခါ Action Points ေတြခ်ည္းပဲ ေ႐ြးၿပီး မွတ္သား သြားဖို႕ လြယ္ကူေစပါတယ္။


အကယ္၍ သူငယ္ခ်င္းဟာ စာ႐ိုက္ ျမန္တဲ႕သူတစ္ဦးဆိုရင္ Meeting လုပ္ေနစဥ္မွာ ခ်က္ခ်င္း ေရးထုတ္ပါ။ ဒါမွမဟုတ္ Meeting ၿပီးၿပီးခ်င္း ေရးထုတ္ပါ။ Meeting ၿပီးတဲ႕ အခ်ိန္ကေန ေစာေစာ ေရးထုတ္ႏိုင္ေလ ပိုၿပီး တိက်မႈ ႐ွိေလပါပဲ။


Meeting Minutes ေရးဖို႕ႀကံဳတဲ႕ခါ ဖတ္ႏိုင္ေအာင္ ဘာသာျပန္ ထားျခင္းပါ။ Meeting Minutes ကို ဘယ္သူေရးရမယ္လို႕ မူေသ သတ္မွတ္ထားတာ မ႐ွိပါဘူး။ တကယ္ ပံုစံက်တဲ႕ ကုမၸဏီေတြမွာေတာ႕ Meeting ထဲ ပါ၀င္ေဆြးေႏြးသူေတြထဲက မဟုတ္ဘဲ သတ္သတ္ တစ္ေယာက္ Meeting က်င္းပရာ ေနရာမွာ ႐ွိေနေစၿပီး ေရးမွတ္ေစေလ႕ ႐ွိတယ္။ တခ်ိဳ႕ ကုမၸဏီေတြမွာ အင္ဂ်င္နီယာေတြ ကိုယ္တိုင္ ေရးတယ္။ တခ်ိဳ႕ ကုမၸဏီေတြမွာ မန္ေနဂ်ာေတြ ကိုယ္တိုင္ ေရးတယ္။ ဆိုေတာ႕ မည္သူမဆို မီတင္မိနစ္ ေရးဖို႕ ႀကံဳလာႏိုင္ပါတယ္။ အဲလို ႀကံဳလာတဲ႕ခါ ဘယ္က စရမယ္မွန္း မသိျဖစ္ရင္ ေတာ္ေတာ္ ဆိုးပါတယ္။


Meeting Minutes မ်ား ေရးႀကီးခြင္က်ယ္ လုပ္ေနတယ္ကြာ ဘာခက္တာလိုက္လို႕ ဆိုၿပီး ေျပာခ်င္တဲ႕ သူငယ္ခ်င္းမ်ား ႐ွိပါလိမ္႕မယ္။ အယင္ ကိုယ္႕ဆီမွာ ႐ွိေနၿပီးသား သူမ်ား ျပဳစုထားတဲ႕ Meeting Minutes တစ္ခုခုကို မွီျငမ္း လိုက္႐ံုေပါ႕လို႕ ေျပာခ်င္ပါလိမ္႕မယ္။ မွန္ပါတယ္။ ဒါက Meeting Minutes ဆိုတာ ဘာကို ေခၚမွန္း သိထားသူေတြ အတြက္ လြယ္ပါတယ္။


ေမာင္လူေအး စတင္ ႀကံဳရစဥ္က Meeting Minutes ဆိုတာ ဘာမွန္းမသိပါဘူး။ အစည္းအေ၀းမွတ္တမ္းလို႕ ေျပာရင္ သိဦးမယ္။ Meeting Minutes ဆိုေတာ႕ ဘာကို ဆိုလုိမွန္း မသိဘူး။ ဆိုေတာ႕ လိုက္သာမွတ္ထားတယ္။ မွတ္ထားတဲ႕ စာေတြသာ ႐ွိတယ္။ ဘယ္ကေန စရမယ္မွန္း မသိဘူး။ တိုင္ပတ္တာ ေပါ႕ဗ်ာ။ ဆိုေတာ႕ အဲလိုမ်ိဳး ႀကံဳလာႏိုင္တဲ႕ သူငယ္ခ်င္းမ်ား အတြက္ေရာ၊ ေမာင္လူေအး ကိုယ္တိုင္ဖတ္ဖို႕ အတြက္ေရာ ဘာသာျပန္ထားျခင္းပါဗ်ာ။ အထူးသျဖင္႕ေတာ႕ ရန္ကုန္ကေန စကၤာပူ ထြက္လာတဲ႕ သူငယ္ခ်င္းမ်ား အတြက္ သိထားရင္ ပိုေကာင္းတဲ႕ အခ်က္ တစ္ခုေပါ႕။ ဟိုမွာ တံုးက အစည္းအေ၀းမွတ္တမ္း ေရးတာ ေခ်ာေနတာပဲ။ ဒီလည္း ေရာက္ေရာ Meeting Minutes ေရးပါ ဆိုေတာ႕ တိုင္ပတ္ေရာ ဆိုတာ ေမာင္လူေအးမွ အစစ္။


မသိေသးတဲ႕ သူငယ္ခ်င္းမ်ား ဂ်န္န၀ါရီ ေနာလစ္ဂ်္ ေပါ႕ဗ်ာ… ေနာ… သိၿပီးသား သူငယ္ခ်င္းေတြ အတြက္ေတာ႕လည္း ျပန္ေႏႊးတာေပါ႕… :-)

Original Page

Related Posts...


8 Comments:

Anonymous said...

Meeting Minutes ကို ဘယ္သူေရးရမယ္လို႕ မူေသ သတ္မွတ္ထားတာ မ႐ွိေပမဲ့ မ်ားေသာအားၿဖင့္ Private Company ေရာ Publick sector မွာပါ ဦးေဆာင္ပုဂၢိဳလ္ႀကီးေတြရဲ့ PA ေတြက ေရးႀကပါတယ္။ PA မရွိရင္ office administrator ကေရးပါတယ္။ PA လိုအလုပ္မ်ိဳးကို ရွာမယ္ဆိုရင္ meeting minutes taking အေတြ႔အႀကံဳ ရွိသူကို ဦးစားေပးပါတယ္။ UK မွာပါ။

ေမာင္လူေအး said...

ဟုတ္တယ္ဗ်... ေက်ာင္းမွာ စာအုပ္စာတမ္းနဲ႕ မသင္ဘဲ တတ္ထားဖို႕ လိုတဲ႕ ပညာရပ္ထဲမွာ Meeting Minutes Taking လည္း တစ္ပါးပါတယ္လို႕ေတာင္ ဆိုႏိုင္မယ္ထင္တယ္ဗ်... ေဆာက္လုပ္ေရး လုပ္ငန္းခြင္ေတြမွာေတာ႕ (လူအင္အား ခ်ံဳ႕တာလည္း ပါပါတယ္...) Coordinator တစ္ေယာက္ေယာက္၊ ဒါမွမဟုတ္ အင္ဂ်င္နီယာ တစ္ေယာက္ေယာက္ ေရးတာမ်ားတယ္ဗ်။ တတ္ထားသင္႕တဲ႕ ပညာတစ္ခု ေပါ႕ဗ်ာ။ ေနာ။

ဂ႐ုတစိုက္ မွတ္ခ်က္ျပဳတာ ေက်းဇူးပါဗ်ာ။ ေလ႕လာေနသူ သူငယ္ခ်င္းမ်ားအတြက္ အင္မတန္မွ အက်ိဳးမ်ား ပါတယ္။

:)

Anonymous said...

I used to be very happy to seek out this web-site.
I needed to thanks to your time for this

excellent read!! I positively enjoying every

little bit of it and I have you bookmarked to take a look at new stuff you

weblog post.

Here is my page - HTTP://Multimedia.stisitelkom.ac.id/

Anonymous said...

I like what you guys are up too. This kind of clever work and exposure!
Keep up the fantastic works guys I've included you guys to my blogroll.

Feel free to visit my website ... http://4shoptv.com/index.php?do=/blog/60278/spanish-property-the-facts-we-want-to-know/

Anonymous said...

advertising

My webpage :: olo.ru

Anonymous said...

Thanks for another informative web site.

Where else could I get that kind of

information written in such a perfect way? I've a project that I am just now working on,

and I've been on the look out for such info.

My page - http://beegaa.com/blog/view/113368/the-mccain-spain-gaffe-making-a-case-for-obama

Anonymous said...

You really make it seem really easy with your

presentation however I find this topic to be actually something

that I believe I might never understand. It seems
too complicated and extremely extensive for me. I'm

having a look ahead in your subsequent put up, I will attempt to get the dangle of it!

Here is my weblog: www.oilsandsnetwork.ca

Anonymous said...

Hmm is anyone else experiencing problems with the pictures
on this blog loading? I'm trying

to find out if its a problem on my end or if it's the blog.
Any feedback would be greatly appreciated.

Here is my homepage omgeving la nucia

Post a Comment

Your comment encouraged Mgluaye to write new posts in blog. It will be appreciated to write something about the post you have read...

Thank you

 

Database